Welche Rechnungsart du brauchst, hängt von Situation und Kundentyp ab. Hier sind alle gängigen Rechnungsarten mit Pflichtangaben und Beispielen – kompakt erklärt.
Die Standard-Rechnung, die ein Unternehmer für erbrachte Lieferungen oder Leistungen an einen Kunden ausstellt. Muss alle 11 Pflichtangaben gemäß § 11 UStG enthalten.
Pflichtangaben
Beispiel
Webdesign-Agentur stellt Rechnung für eine erstellte Website.
Für Rechnungen bis 400 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen (§ 11 Abs. 6 UStG). Einige Pflichtangaben entfallen oder können vereinfacht angegeben werden.
Pflichtangaben
Beispiel
Kassabon im Restaurant, Parkticket, Einkauf im Supermarkt.
Wird ausgestellt, bevor die Leistung vollständig erbracht ist – z.B. bei Projekten oder Bestellungen mit Anzahlung. Die Schlussrechnung muss die Anzahlung abziehen.
Pflichtangaben
Beispiel
30 % Anzahlung beim Auftrag für einen Küchenbau.
Die finale Rechnung nach Anzahlungsrechnungen. Enthält den Gesamtbetrag abzüglich aller bereits bezahlten Anzahlungen.
Pflichtangaben
Beispiel
Endabrechnung für den Küchenbau nach Montage.
Eine Stornorechnung hebt eine bereits ausgestellte Rechnung vollständig auf. Eine Teilgutschrift korrigiert einzelne Positionen. Beide müssen auf die ursprüngliche Rechnung verweisen.
Pflichtangaben
Beispiel
Kunde storniert einen Teil der Bestellung nach Rechnungsstellung.
Kein offizieller Steuerbeleg! Eine Proforma-Rechnung dient als unverbindliche Vorabinformation oder für Zollzwecke. Sie ist nicht für den Vorsteuerabzug geeignet.
Pflichtangaben
Beispiel
Muster für einen Kunden vor Auftragserteilung, Zolldokument bei Warenexport.
Bei bestimmten grenzüberschreitenden Leistungen (§ 19 UStG) schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, nicht der Aussteller. Die Rechnung weist keine USt aus, enthält aber einen Pflichthinweis.
Pflichtangaben
Beispiel
Österreichische Agentur erbringt Beratungsleistung für deutschen Unternehmer.
Unternehmer die unter der Kleinunternehmergrenze (35.000 € Umsatz/Jahr) liegen, sind umsatzsteuerbefreit. Ihre Rechnungen dürfen keine USt ausweisen, brauchen aber einen Pflichthinweis.
Pflichtangaben
Beispiel
Freiberufler mit Jahresumsatz unter 35.000 € stellt Rechnung für Beratung.
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Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wende dich an deinen Steuerberater.